VRSG | Verwaltungsrechenzentrum AG St.Gallen

Neue Grundbuchlösung TERRIS für den Kanton Luzern

In den vergangenen rund zwei Jahren arbeitete die VRSG intensiv mit dem Kantonsgericht Luzern am Projekt «eGB20 – Neue Grundbuchlösung». Die Einführung der umfassenden Lösung TERRIS war von Beginn an als Gemeinschaftsprojekt definiert. Nun ist das Referenz- und Vorreiterprojekt «live». Das VRSG | Magazin hat nachgefragt, wie sich die Projektarbeit entwickelt hat.

Im November 2013 vergab das Kantonsgericht Luzern das Projekt «eGB20 – Neue Grundbuchlösung» im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nach GATT / WTO an die VRSG. Bereits einen Monat später starteten die Projektarbeiten, im September 2016 fanden die Migration von der bestehenden Lösung ISOV nach TERRIS und die Inbetriebnahme statt. Als Basis diente VRSG | TERRIS Grundbuch, ergänzt wurde es mit zusätzlichen Modulen wie Meldewesen, Grundbuch-Statistik und Titelkontrolle. Per September 2016 wurde zudem das Grundstücksinformationssystem GRAVIS an VRSG | TERRIS angeschlossen. Die VRSG hatte mit der Erteilung des Zuschlags für die neue Grundbuchlösung die Verantwortung für die Weiterentwicklung von GRAVIS übernommen.

Sportlicher Zeitplan

Der Zeitplan war trotz der Grösse und Komplexität des Projekts äusserst sportlich – und deshalb minutiös geplant. «Wir wollten das Projekt unbedingt vor der baldigen Pensionierung einiger Schlüsselpersonen umsetzen. Deshalb hielten wir hart am Zeitplan fest. Natürlich kam es auch zu Anpassungen. Dann war es wichtig, sie rechtzeitig zu erkennen. Das war eine ausserordentlich gute Leistung», blickt Andrea Gautschi, Leiterin Grundbuch des Kantons Luzern, zurück. Entscheidend für den Erfolg war nicht zuletzt der Gemeinschaftsgedanke zwischen Auftraggeber und -nehmer. «In der Projektarbeit war uns wichtig, dass wir nicht nur ein Vertragspartner der VRSG waren, sondern eine gemeinsame Projektorganisation aufbauten. Dies aus Überlegungen der Effizienz und um Reibungsverluste in der Kommunikation zu verhindern», erklärt Andrea Gautschi.

Die Effizienz war aufgrund der hohen Arbeitsintensität umso wichtiger: «Für die Projektleitung war die Zeit sehr herausfordernd und intensiv. Wir trafen uns alle zwei Wochen, um pendente Arbeiten und offene Punkte zu besprechen. Zusätzlich gab es in allen Unterprojektgruppen regelmässige Besprechungen – alles neben dem Tagesgeschäft. » Die 62 Mitarbeitenden, drei Lernenden und zwei Praktikanten der zwei Grundbuchämter mit ihren drei Geschäftsstellen verarbeiteten allein im letzten Jahr 25’853 Grundbuchanmeldungen sowie rund 16’000 Handänderungen und verwalteten gut 210’000 Grundstücke. Parallel dazu war ein Drittel der Mitarbeitenden in die Projektarbeit involviert. Dies forderte die zwei verantwortlichen verantwortlichen Grundbuchverwalter bei der Ressourcenplanung stark – genaue Organisation und ein gewisses Mass an Flexibilität waren zwingend. «Entscheidend war, dass die Grundbuchverwalter immer rechtzeitig über Terminplanänderungen informiert wurden. Statusberichte erfolgten per E-Mail, die Geschäftsleitung der Grundbuchämter haben wir im 2-Wochen-Rhythmus persönlich informiert », berichtet Andrea Gautschi.

Offene Kommunikation

Doch nicht nur intern musste die Kommunikation offen und effizient funktionieren. Auch im Projektteam war die gemeinsame Sprache zunächst eine Herausforderung. «Wir mussten die IT-Sprache mit jener vom Grundbuchamt in Gleichklang bringen. Gerade der schriftliche Austausch führte zu Missverständnissen. Deshalb waren regelmässige Gespräche sehr wichtig, damit wir alle vom Gleichen sprachen», so Andrea Gautschi. Die Aufgaben waren vielfältig: von der Business-Analyse über das Erstellen der Spezifikationen, das Testmanagement und die Anpassung der Geschäftsorganisation bis hin zur Datenbereinigung und Organisation der Schulung. «Die VRSG lieferte das Gerüst für die Projektplanung. Gemeinsam definierten wir dann die Projektuntergruppen. Die Mitglieder wurden je nach Aufgabenbereich und Eignung ausgesucht. Ausschlaggebend waren breites Wissen und vernetztes Denken.» Neben Mitarbeitenden des Grundbuchamts und der VRSG waren Vertreter der kantonalen Gerichte, der Abteilung Organisation & Informatik und der Dienststelle Informatik involviert.

Letztlich hat die Arbeit als Team sehr gut, zielorientiert und konstruktiv funktioniert. «Es war ein gemeinsamer Prozess, in dem wir kontinuierlich Schritt für Schritt weiterkamen. Für mich persönlich war das Projekt ein Highlight in meiner bisherigen Tätigkeit. Alle Beteiligten waren hochmotiviert, haben sich komplexen Herausforderungen gestellt und mit vereinten Kräften nach Lösungen gesucht. Die Motivation war auf beiden Seiten von Anfang bis zum Schluss sehr hoch», fasst Andrea Gautschi zusammen.

 

 
Andrea Gautschi

«Die Mitarbeitenden schätzen die neue Lösung.»

Grundstücksinformationssystem

Zusätzlich zur Entwicklung der neuen Grundbuchlösung erhielt die VRSG den Auftrag, das kantonsinterne Grundstücksinformationssystem GRAVIS weiterzuentwickeln. Diese Lösung kombiniert die Grundbuch- und Objektdaten mit Karten und wurde durch den Kanton Luzern entwickelt, aufgebaut und betrieben. «Durch eine Neuausrichtung der kantonalen Dienststelle Informatik sahen wir uns gezwungen, einen neuen Entwicklungs- und Support- Partner zu suchen. Aufgrund des idealerweise vorhandenen Fachwissens kam nur ein Grundbuchsystem- Anbieter infrage. Da die Situation mit der Suche nach einer neuen Grundbuchlösung zusammenfiel, lag es auf der Hand, diese beiden sowieso eng verknüpften Teile gemeinsam auszuschreiben », erklärt Beat Gasser, Leiter Organisation & Informatik Gerichtswesen.

«Neben vielen kleineren Verbesserungen und Funktionserweiterungen gab und gibt es zwei Schwerpunkte. Erstens mussten die Schnittstellen, welche die Daten von der Grundbuchlösung zu GRAVIS führen, aufseiten VRSG | TERRIS Grundbuch neu gebaut werden», so Beat Gasser. «Deshalb war es entscheidend, beide Lösungen gleichzeitig in Betrieb zu nehmen, um weiterhin ohne Unterbruch die aktuellen und rechtsgültigen Daten angezeigt zu haben.» Der zweite Schwerpunkt betraf die Ablösung der eingesetzten Technik für die Benutzeroberfläche (GUI): «Der ursprünglich mit Silverlight programmierte Webclient musste und wird noch neu auf der Technologie Technologie AngularJS programmiert. Der nach aussen wirksame Teil konnte bereits Anfang Dezember 2016 in Betrieb gehen. Die Ablösung des Administrationsbereichs und der Auftragsabwicklung von Bestellungen ist bei der VRSG in Arbeit und folgt vor dem Sommer 2017.» Noch ist auch das Gesamtprojekt nicht vollständig abgeschlossen. Gewisse Abläufe müssen noch automatisiert und die Performance grundlegend verbessert werden. «Die Schnittstellen von VRSG | TERRIS Grundbuch sind im Produktivbetrieb noch zu langsam. Daran arbeitet die VRSG», so Beat Gasser.

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden

Als grosser Vorteil habe sich die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden erwiesen, erzählt Andrea Gautschi: «Jede neue Lösung birgt eigene – andere – Strukturen, die es zu verstehen und in die Geschäftsabläufe einzubinden gilt. Wir hatten dafür eine separate Projektgruppe mit Vertretern der Geschäftsleitung, die sich mit den anzupassenden Geschäftsabläufen intensiv auseinandersetzte. Wir führten interne Vorschulungen auf einer Vorschulungsplattform durch mit dem Ziel, dass sämtliche Mitarbeitenden der Grundbuchämter die neue Lösung bereits vor der Hauptschulung kennenlernten.»

Von Anfang August bis Mitte September 2016 galt ein Ferienstopp für alle Mitarbeitenden. «Nur so war es vor dem Produktivstart möglich, jeweils an drei Tagen in vier Gruppen die Schulungen neben dem Tagesgeschäft durchzuführen.» Diese minutiöse Planung bewährte sich. «Einerseits ist VRSG | TERRIS Grundbuch sehr intuitiv mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Aufgrund der guten Schulung mussten wir anderseits den ‹Early-live-Support› kaum in Anspruch nehmen. Die Mitarbeitenden schätzen diesbezüglich die neue Lösung», fasst Andrea Gautschi die positiven Rückmeldungen zusammen.

 
Beat Gasser

«GEMEINSAM ETWAS ERREICHEN»

Im Videointerview blickt Beat Gasser, Leiter Organisation & Informatik Gerichtswesen, zurück auf die rund zwei Jahre Arbeit an der neuen Grundbuchlösung TERRIS und der Weiterentwicklung des Grundstücksinformationssytems GRAVIS. Erfahren Sie, wie das Projektteam «gemeinsam etwas erreichen» wollte.