Vom Aktenschrank zur elektronischen Ablage

Regale mit Akten, die Bundesordner um Bundesordner füllen, volle Büro- und Archivräume und langes Suchen nach Dokumenten können bald der Vergangenheit angehören. VRSG | eDossier ermöglicht die systematische elektronische Aufbewahrung physischer Ablagedossiers. VRSG | eDossier ist bereits in sechs Lösungen integriert. 

Es ist eine Herausforderung, die vielen Gemeindeverwaltungen – ob gross oder klein – bekannt ist: Je mehr Akteninhalte, desto unübersichtlicher die Ablageorte und desto schwieriger eine systematische Archivierung. In kleineren Gemeinden nehmen die Papierarchive oft Raum für Arbeitsplätze in Beschlag. Die Mitarbeitenden grösserer Verwaltungen verlieren bei der Suche nach dem richtigen Dokument oft wertvolle Zeit, weil die Dossierablage räumlich getrennt bewirtschaftet werden muss. Wird die gesuchte Akte dann noch gleichzeitig von jemand anderem benötigt, heisst es warten. Und das in Zeiten, in denen alles immer schneller gehen soll. 

«Wenn wir die Verwaltungen darin unterstützen können, die Effizienz in Standardprozessen zu steigern, haben sie mehr Zeit für komplexere Sachverhalte, Fragestellungen und Aufgaben», erklärt Patrick Kohler, Leiter Beratung & Verkauf bei der VRSG.

Effizienzgewinne
Eine mögliche Unterstützung bietet VRSG | eDossier. Die Option ermöglicht die einfache und schnelle elektronische Ablage und Aufbewahrung von Akten, indem sie die Fachlösungen mit der bewährten Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM-Plattform) und dem gesicherten Archiv-Storage der VRSG verbindet. 

Die Kommunikation zwischen den Fachlösungen und der Ablage ist HTTPS-verschlüsselt und damit sicherer als ein Aktenschrank. Die Benutzerinnen und Benutzer sind mit der elektronischen Ablage weder räumlich noch physisch an ein Dokument gebunden. Sie können von ihrem Arbeitsplatz aus auf alles zugreifen, wozu sie berechtigt sind. «Als Beispiel sei VRSG | Loganto eDossier genannt: Das Einwohnerdossier wird elektronisch geführt, die Ablage in Papierform entfällt. Dank zentraler Ablage gehen keine Dokumente verloren, und alle Berechtigten haben zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die entsprechenden Dokumente », führt Patrick Kohler aus. «Umfangreiche Suchfunktionen und eine jederzeit aktuelle Übersicht über die abgelegten Dokumente stellen sicher, dass jedes Dokument rasch zu finden ist.» 

Pro Einwohnerin und Einwohner lässt sich so ein elektronisches Dossier führen – inklusive gescannter Dokumente und Belege wie Heimatschein oder Pass. Dank Metadaten- und Volltextsuche reduziert sich auch hier das Suchen auf ein Minimum. 

Integration in Fachlösungen
«eDossiers ermöglichen den Verwaltungen eine zeitgemässe, zentrale, logische und einheitliche Ablage für wichtige Dokumente – und sie sind ökologisch nachhaltig», ist Patrick Kohler überzeugt. «Mit VRSG | eDossier lässt sich nicht nur Papier sparen, auch die Abläufe können effizienter gestaltet werden.» 

Die nahtlose Integration des eDossiers ermöglicht ein übergreifendes Dokumentenmanagement mit Aufbewahrung des passiven Datenbestandes – alles auf der Basis einer zukunfts sicheren Architektur und einer verbreiteten Web technologie. VRSG | eDossier kann einfach in weitere Fachlösungen integriert werden und er möglicht das lösungsübergreifende Starten von Aufgaben und Prozessen», beschreibt Patrick Kohler wei t ere Vorzüge. Bereits heute ist eDossier in sechs Lösungen der VRSG integriert: in VRSG | Imposto Veranlagung, in VRSG | Tributum Veranlagung, in VRSG | Loganto Einwohner, in VRSG | FIS FinanzSuite, in VRSG | HR Personalmanagement und neu auch in VRSG | TM TaskMaster. 

Import aus diversen Kanälen
So flexibel die Benutzerinnen und Benutzer auf die gespeicherten Dokumente zugreifen können, so vielseitig sind auch die Importmöglichkeiten. Mit wenigen Klicks lassen sich Dokumente über verschiedene Kanäle in VRSG | eDossier importieren. Beispielsweise können Dokumente dank integrierten AddOns direkt aus Microsoft Office (Word, Excel und Outlook) oder – etwa Bild- oder PDF-Dateien – vom Desktop aus ins eDossier importiert werden. Eingescannte Papierdokumente lassen sich vom digitalen Posteingang aus oder via manuelles Hochladen einfach und direkt einem eDossier zuordnen. Anschliessend können die abgelegten Dokumente und die dazugehörigen Metadaten bearbeitet oder auch direkt weitere Geschäftsprozesse angestossen werden.